REGULAMIN

REGULAMIN OGÓLNOPOLSKIEGO FESTIWALU MIŁOŚNIKÓW FANTASTYKI 

XXXVIII BACHANALIA FANTASTYCZNE 2024

  1. Bachanalia Fantastyczne to festiwal miłośników literatury, fantastyki oraz gier organizowany przez Zielonogórski Klub Fantastyki “Ad Astra”.
  1. Każdy uczestnik konwentu Bachanalia Fantastyczne (zwanego dalej Bachanaliami)

rejestrując się jako uczestnik akceptuje niniejszy regulamin i zobowiązuje się jednocześnie przestrzegać jego warunków.

  1. Ponadto uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie, przechowywanie danych osobowych na potrzeby organizacji imprezy, a także czynności związanych z rozliczeniem imprezy z organami publicznymi, do celów statystycznych oraz bezpieczeństwa.
  1. Administratorem danych osobowych jest Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra zarejestrowany w Sądzie Okręgowym – Zielona Góra KRS: 0000170986 z siedzibą w Zielonej Górze ul. Fabryczna 13 B.
  1. Każdemu uczestnikowi przysługuje prawo do usunięcia oraz edycji swoich danych osobowych.
  1. Wszystkie osoby uczestniczące w Bachanaliach mają obowiązek zapoznać się, zaakceptować i przestrzegać treści niniejszego regulaminu.
  1. Osoby nie przestrzegające regulaminu mogą zostać usunięte z terenu konwentu bez zwrotu jakichkolwiek kosztów. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z ponoszenia ewentualnych konsekwencji wyciągniętych wskutek jego nieprzestrzegania.
  1. Regulamin dostępny będzie:
  • na stronie internetowej www.facebook.com/BachanaliaFantastyczne
  • w punkcie informacyjnym na terenie Bachanaliów.
  1. Bachanalia odbywają się na terenie Uniwersytetu Zielonogórskiego campusu B ul. Wojska Polskiego 69, Zielona Góra (inaczej UZ).
  1. Na terenie Bachanaliów uczestnicy mogą przebywać w godzinach trwania punktów programu.
  1. Na terenie Bachanaliów mogą przebywać jedynie osoby posiadające akredytację do tego uprawniającą. Akredytację uzyskać można w punkcie rejestracji przy wejściu do budynku konwentowego, niezwłocznie po dotarciu na teren Bachanaliów. Możliwa jest również wcześniejsza akredytacja poprzez stronę internetową Organizatora bachanaliafantastyczne.pl. Rejestracja poprzez stronę internetową nie zwalnia z obowiązku udania się do punktu rejestracji w momencie przybycia na Bachanalia. W punktach programu mogą brać udział jedynie osoby zaakredytowane.

    Osoby upoważnione do otrzymania bezpłatnej akredytacji:
    – dzieci do 12 roku życia
    – studenci Uniwersytetu Zielonogórskiego za okazaniem ważnej legitymacji studenckiej.

  1. W przypadku, gdy Uczestnikiem Bachanaliów jest małoletni w wieku poniżej 16 roku życia, może on uczestniczyć w Bachanaliach wyłącznie pod opieką  opiekuna prawnego lub osoby upoważnionej na piśmie przez opiekuna prawnego, która przy pierwszym wejściu na Bachanalia w punkcie informacyjnym okaże deklarację o odpowiedzialności za osobę małoletnią (załącznik nr 1). Osoba dorosła może być opiekunem maksymalnie pięciu małoletnich osób uczestniczących w Imprezie. Nie dotyczy to grup zorganizowanych.
  1. Osoba niepełnosprawna, która zarejestruje chęć udziału w imprezie, powinna poinformować organizatora, jeśli ten miałby przygotować udogodnienia umożliwiające jej komfortowe korzystanie z atrakcji podczas trwania Bachanaliów. Taka informacja musi zostać dostarczona do Organizatora najpóźniej na 14 dni przed startem Bachanaliów na maila org@bachanalia.zgora.pl
  1. Każdy uczestnik zobowiązany jest nosić opaskę. Zdjęcie, zdarcie lub inne uszkodzenie opaski może skutkować niewpuszczeniem na teren imprezy lub usunięciem z niej. W razie uszkodzenia lub zagubienia opaski należy zgłosić się do punktu rejestracji w celu wydania nowej.
  1. Każda osoba przebywająca na terenie Bachanaliów ma obowiązek okazać opaskę na żądanie, w celu weryfikacji jej uprawnień przez Organizatora.
  1. Osobom nieposiadającym identyfikatora służby porządkowe wskażą najkrótszą drogę do wyjścia.
  1. Organizatorzy nie odpowiadają za szkody zdrowotne i moralne uczestników imprezy; ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków każdy uczestnik winien wykupić samodzielnie przed rozpoczęciem konwentu.
  1. Na terenie Bachanaliów znajdować się będą medycy udzielający pomocy przedmedycznej w zakresie przysługujących im kompetencji zawodowych.
  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione.
  1. Zabronione jest wnoszenie na teren Bachanaliów:
  • broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
  • przedmiotów niebezpiecznych (w tym zabawek ASG, EAG, markerów paintball i innych),
  • amunicji do wyżej wymienionych;
  • broni białej (z wyjątkiem małych noży oraz tzw. larpowej broni bezpiecznej);
  • broni treningowej (bokkenów, palcatów itp.);
  • materiałów wybuchowych;
  • substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych;
  • środków odurzających;
  • innych przedmiotów, których posiadanie jest zabronione bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
  1. Przedmioty wymienione w pkt.20  wolno wnosić wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Koordynatora konwentu, jeśli są niezbędne do przeprowadzenia punktu programu. Zgoda wyrażona w formie innej niż pisemna jest nieważna.
  1. Repliki broni oraz zabawki (ASG, AEG), a także markery paintball wolno wnosić na teren imprezy, jeśli mają:
  • rozłączone napędy (odłączone akumulatory, puste zasobniki gazu),
  • zwolnione sprężyny,
  • puste magazynki i komory nabojowe,
  • bezpieczniki ustawione w pozycji bezpiecznej.

Powyższe właściwości tych przedmiotów należy utrzymywać przez cały czas trwania konwentu.

  1. Podczas trwania Bachanaliów zabronione jest kierowanie broni, jej replik lub zabawek ją przypominających czy jakiegokolwiek niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźną zgodę Koordynator (np. podczas pozowania do zdjęć, czy gier typu larp).
  1. Uczestnicy Bachanaliów są zobowiązani do zachowania czystości i porządku na jego terenie oraz na terenie znajdującym się dookoła obiektów.
  1. Na terenie Bachanaliów obowiązuje całkowity zakaz palenia. Palenie dozwolone jest poza terenem obiektu lub w miejscach do tego wyznaczonych przez Organizatorów.
  1. Na terenie Bachanaliów obowiązuje bezwzględny zakaz posiadania i zażywania środków psychotropowych, psychoaktywnych oraz odurzających – w przypadku odnalezienia u uczestnika ww. środków, nastąpi dyscyplinarne usunięcie go z terenu konwentu. W każdym takim przypadku może zostać wezwana Policja.
  1. Na terenie Bachanaliów obowiązuje zakaz spożywania alkoholu poza miejscami do tego wyznaczonymi przez Organizatorów.
  1. Każdy uczestnik Bachanaliów zobowiązany jest do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom Organizatorów. Zastrzeżenia do decyzji Organizatorów można zgłaszać Koordynatorom konwentu – ich decyzja jest ostateczna. W przypadku konfliktu pomiędzy uczestnikami organem rozstrzygającym jest Koordynator Główny, a jego decyzja jest ostateczna.
  1. Uczestnicy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie Bachanaliów zobowiązane są stosować się do poleceń służb porządkowych i organizatorów.
  1. Uczestnicy i obsługa Bachanaliów mogą poruszać się jedynie w ramach wyznaczonych przez Organizatora pomieszczeń.
  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poczynione przez uczestników Bachanaliów. Za wszelkie szkody odpowiedzialność (w tym finansową oraz karną) ponoszą sprawcy.
  1. Zabrania się prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej zarobkowej, a także działalności reklamowej oraz promocyjnej na terenie Bachanaliów.
  1. Wszystkie materiały reklamowe, których obecność na konwencie nie została uzgodniona z Organizatorem konwentu, zostaną z terenu imprezy usunięte wraz z rozprowadzającymi je osobami. Osoby te zostaną obciążone kosztem naprawienia ewentualnych szkód powstałych w wyniku ich działania.
  1. Osoby prowadzące punkty programu (zwane dalej Prelegentami) zobowiązane są do oddania sali prelekcyjnej w stanie, w jakim została im wydana. W przypadku uszkodzeń sali stwierdzonych podczas jej wydawania lub użytkowania, Prelegenci zobowiązani powiadomić o tym Organizatorów.
  1. Prelegenci nie mogą samodzielnie aranżować sal, a także dokonywać jakichkolwiek zmian w ustawieniu sprzętu technicznego bez porozumienia z Organizatorami.
  1. Nagrodami w konkursach są bony z walutą konwentową (zwane „Bachelami”) podlegające wymianie na nagrody w stoisku z nagrodami – sklepiku konwentowym. Za niewykorzystaną walutę konwentową nie przewiduje się rekompensaty.
  1. Członkowie rzeczywiści Zielonogórskiego Klubu Fantastyki “Ad Astra” (organizator) nie mogą brać udziału w punktach programu, w czasie których uczestnicy mogą otrzymać od prowadzącego dany punkt walutę konwentową “Bachele”..
  1. Na terenie Bachanaliów zabrania się rozpowszechniania utworów chronionych prawami autorskimi, w sposób, który te prawa narusza.
  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności i nie utożsamia się z opiniami wygłaszanymi przez uczestników (w tym Prelegentów) podczas trwania konwentu.
  1. Na terenie Bachanaliów obowiązuje bezwzględny zakaz prowadzenia działalności politycznej, w szczególności kampanii wyborczych i agitacji politycznej. Osoby, które nie będą przestrzegać tego zakazu, mogą zostać usunięte z terenu konwentu.
  1. Każdy uczestnik zobowiązany jest do traktowania pozostałych uczestników z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne może skutkować usunięciem z konwentu i zgłoszeniem do odpowiednich służb.
  1. Zapisując się do udziału w konwencie uczestnik dobrowolnie wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystanie jego wizerunku utrwalonego w formie fotografii lub zapisu wideo oraz udziela organizatorowi konwentu nieodpłatnej licencji na wykorzystanie go na wszystkich polach eksploatacji, w tym: utrwalania i rozpowszechniania w dowolnej formie oraz wprowadzanie do pamięci komputera, wykorzystania do promocji i organizacji imprez organizowanych przez Zielonogórski Klub Fantastyki AD ASTRA, zamieszczania i publikowania na promocyjnych materiałach drukowanych organizatora, w prasie, na stronach internetowych oraz w przekazach telewizyjnych i radiowych.
  1. Uczestnikowi przysługuje prawo cofnięcia zgody opisanej w pkt. 36. Cofnięcie zgody odbywa się poprzez wysłanie do organizatora stosownej informacji na adres org@bachanalia.zgora.pl
  1. Wszelkie reklamacje można składać w formie pisemnej najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia Bachanaliów na następujący adres korespondencyjny Organizatora: Zielonogórski Klub Fantastyki “Ad Astra”, ul. Fabryczna 13b, 65-410 Zielona Góra lub na adres mailowy zkf@adastra.zgora.pl, w obu wypadkach z dopiskiem Reklamacja – Bachanalia Fantastyczne.
  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki działania siły wyższej.
  1. W kwestiach nieuregulowanych powyższym regulaminem, zastosowanie mają odpowiednie przepisy Prawa Cywilnego, Karnego lub Karno-Skarbowego obowiązującego na terenie RP.
  1. Organizatorowi przysługuje prawo zmiany niniejszego Regulaminu, w szczególności z uwagi na potrzebę zapewnienia prawidłowego przebiegu Bachanaliów oraz bezpieczeństwa Uczestnikom.