POZNAJ WYSTAWCÓW
Regulamin Wystawców Ogólnopolskiego Festiwalu Miłośników Fantastyki Bachanalia Fantastyczne 2023
Postanowienia ogólne
Organizatorem Ogólnopolskiego Festiwalu Miłośników Fantastyki Bachanalia Fantastyczne 2023, zwanego dalej Festiwalem, jest Stowarzyszenie Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra, z siedzibą ul. Fabryczna 13b, 65-410 Zielona Góra, wpisany pod numerem 0000170986 do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 973-06-79-285, zwane dalej Organizatorem.
Przez Wystawców rozumie się wszystkie podmioty, które zawarły lub są w trakcie zawierania z Organizatorem umowy o współpracy obejmujące wystawienie stoiska na Festiwalu.
Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia Opiekuna dla każdego z Wystawców.
Niniejszy Regulamin jest integralną częścią umowy.
Stoiska
Jeden Wystawca może wystawić tylko jedno stoisko. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, o ile pozwalają na to warunki techniczne i organizacyjne, po uzyskaniu zgody Koordynatora, wystawca może wystawić kolejne stoisko na zasadach określonych przez Koordynatora.
Organizator może odmówić potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska bez podania przyczyny. W takim wypadku Organizator mailowo powiadamia o odmowie potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia ww. umowy nie później niż do 17.09.2023 r.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zgłoszonej przez Wystawcę powierzchni bez podania przyczyny.
Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Z przyczyn technicznych i organizacyjnych Organizator nie gwarantuje wyznaczenia konkretnej lokalizacji stoiska na terenie Festiwalu hali.
Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nie naruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 776 ze zm.) Wystawca zobowiązany jest przy zawarciu umowy dołączyć oświadczenie, wg wzoru określonego w Załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu. Naruszenie niniejszego punktu Regulaminu bądź złożenie nieprawdziwego oświadczenia będzie uznane za nienależyte wykonanie umowy pod rygorem obciążenia wystawcy karą umowną.
Wystawca może handlować na swoim stoisku bądź świadczyć na nim usługi wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy, ani za usługi wykonywane przez Wystawcę na tym stoisku (np. usługi wykonania tatuażu). Wystawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za wszelkie roszczenia swoich nabywców lub usługobiorców i pokryje wszelkie szkody w tym zakresie. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia oraz naruszających punkty 9, 10 i 12 Regulaminu, a także nawołujących do nienawiści lub popełnienia przestępstwa.
Zabroniona jest sprzedaż:
a. broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
b. amunicji do wyżej wymienionych;
c. shurikenów;
d. broni białej z wyjątkiem przedmiotów posiadających stępione krawędzie – noży, egzemplarzy broni białej, treningowej i replik broni improwizowanej, pod warunkiem, że są one przenoszone w sposób niestwarzający zagrożenia dla innych uczestników;
e. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych;
f. substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych.
Ostateczna decyzja odnośnie możliwości sprzedaży na terenie Festiwalu broni lub przedmiotów mogących zostać uznane za niebezpieczne należy do Koordynatora Pionu Wystawców i służb przez niego wyznaczonych.
Wystawca (w tym pracownik stoiska) zobowiązany jest do zachowania trzeźwości podczas pracy na stoisku. Jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że Wystawca, w tym pracownik stoiska, znajduje się w stanie nietrzeźwości, Organizator zastrzega sobie prawo do zbadania pracownika (Wystawcy) alkomatem. Nietrzeźwy Wystawca (pracownik) zobowiązany jest do opuszczenia stoiska do czasu wytrzeźwienia pod rygorem usunięcia z terenu Festiwalu. Odmówienie przez Wystawcę lub pracownika stoiska poddania się badaniu alkomatem uznaje się za przyznanie się do stawianego mu zarzutu bycia nietrzeźwym.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
Na hali wystawienniczej nie można ustawiać stoisk przygotowujących jedzenie i napoje na miejscu bez pisemnej lub mailowej zgody Koordynatora.
Organizator nie wyraża zgody na budowanie konstrukcji targowych..
Organizator zastrzega sobie prawo do ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.
Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.
Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę stoiska przez cały czas otwarcia hali dla uczestników. Godziny te przedstawione są w punkcie 56. niniejszego regulaminu.
Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokół przyjęcia oraz zdania stoiska.
W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, organizator zastrzega sobie prawo do dochodzenia od wystawcy zwrotu kosztów poniesionych na naprawy.
Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Współwystawcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia, Organizator będzie mógł nałożyć na Wystawcę karę umowną.
Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich Współwystawców.
Współwystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Festiwalu. W razie rażącego naruszenia w szczególności postanowienia 23 Regulaminu Wystawców przez Współwystawcę, Organizator może odmówić współpracy z takim Współwystawcą przy organizacji kolejnych dwóch edycji Festiwalu.
Wystawca nie może – w obrębie stoiska bądź w innym miejscu Festiwalu – odtwarzać publicznie utwory objęte ochroną praw autorskich jedynie w sposób zgodny z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Wystawcy zobowiązani są do korzystania z wyposażenia dostarczonego przez organizatora.
Rozliczenie barterowe – Vouchery
Organizator może zaproponować wybranym Wystawcom możliwość rozliczenia barterowego.
Kwota rozliczenia zostanie ustalona indywidualnie z Wystawcą.
Organizator wyda zwycięzcom konkursów Vouchery, które będą mieli prawo wymienić u wskazanego wystawcy na wybrany przez siebie towar.
Wystawca zobowiąże się w umowie do zrealizowania w dniach 22-24.09.2023r. voucherów w ustalonej wcześniej kwocie.
Pojedynczy voucher zostanie wystawiony na konkretną kwotę: 20zł lub 50zł lub 100zł lub 200zł i będzie realizowany przez uczestnika/uczestników u konkretnego Wystawcy, wskazanego na voucherze.
Voucher nie może zostać wymieniony przez uczestnika konkursu na gotówkę ani u Organizatora, ani u Wystawcy.
W przypadku gdy cena towaru jest niższa od wartości voucheru, Wystawca nie wypłaca reszty w gotówce.
W przypadku gdy cena towaru jest wyższa od wartości vouchera, uczestnik musi dopłacić brakującą kwotę gotówką.
Vouchery można zrealizować tylko i wyłącznie podczas trwania Ffestiwalu 22-24 września 2023r. Vouchery które nie zostaną zrealizowane w tych dniach tracą swoją ważność.
Organizator również ma prawo do realizacji vouchera na towar u danego Wystawcy.
Wystawca nie może odmówić realizacji vouchera z nazwą jego stoiska.
Wystawca nie może żądać za towar ceny wyższej niż ta, która obowiązuje na stoisku. Voucher uprawnia do nabycia towaru z uwzględnieniem wszelkich promocji i zniżek, jakie Wystawca oferuje na stoisku.
Voucher pozwala na nabycie każdego dostępnego i wystawionego towaru na stoisku Wystawcy.
W celu weryfikacji liczby zrealizowanych voucherów, w niedzielę (po godz. 16.00) Organizator odbierze od Wystawcy wszystkie zrealizowane przez niego vouchery.
Warunki i terminy wpłat
Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym w fakturze, jednak nie później niż do dnia 15.09.2023 r.
W przypadku odstąpienia przez Wystawcę od umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska opłata za stoisko uiszczona przez Wystawcę przed 15.09.202 zostaje zwrócona
w wysokości 100% wniesionej opłaty.
Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa. W przypadku, gdy wystawca odstąpił od umowy przed uiszczeniem opłaty za stoisko, zobowiązany jest uiścić kwotę, o której mowa powyżej na zasadach określonych powyżej.
Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.
W przypadku odwołania FestiwaluBF 2023, Organizator zapewnia automatyczny zwrot opłat uiszczonych przez Wystawców, w terminie:
90 dni od daty odwołania tego wydarzenia, jeśli odwołanie miało związek z negatywnymi skutkami COVID-19.
30 dni od daty odwołania, jeśli odwołanie nastąpiło z innej przyczyny leżącej po stronie Organizatora, zwłaszcza z uwagi na siłę wyższą ( przez siłę wyższą rozumie się zdarzenia zewnętrzne, niezależne od Organizatora i niemożliwe do przewidzenia, takie jak w szczególności: wojna, pożar, epidemie (inne niż COVID-19), powódź, blokady komunikacyjne o charakterze ponadregionalnym, kataklizmy społeczne albo katastrofy budowli lub budynków).
W przypadku zmiany czasu lub miejsca FestiwaluBF 2023, Wystawca jest zobowiązany do zgłoszenia żądania zwrotu uiszczonej opłaty za stoisko w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia na stronie internetowej Festiwalu BF 2023 informacji o zmianie czasu bądź miejsca FestiwaluBF 2023. Brak takiego zgłoszenia oznacza, iż Wystawca wyraża wolę udziału w FestiwaluBF 2023 w nowej lokalizacji bądź czasie.
Opłata zostanie zwrócona na rachunek bankowy, z którego została uiszczona, chyba, że Wystawca w zgłoszeniu zwrotu poda inny rachunek bankowy (forma mailowa jest wystarczająca).
Organizator nie zwraca innych kosztów poniesionych przez Wystawcę w związku odwołaniem bądź zmianą czasu lub miejsca FestiwaluBF 2023 w przypadku gdy odwołanie, zmiana czasu lub miejsca Festiwalu BF następuje z przyczyn niezależnych od Organizatora.
Wszystkie stoiska niezgłoszone i nie uzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.
Reklama
Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki; poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu szczegółów tego z Organizatorem.
Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem jest zabronione. Niezastosowanie się do powyższego zakazu będzie skutkowało nałożeniem na wystawcę grzywny w wysokości do 5 000 zł.
Umieszczanie nazwy Festiwalu bądź jej części, jak również umieszczanie loga Festiwalu bądź jego części na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez wcześniejszego zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym wyproszeniem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora oraz skorzystania przez niego z innych uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów.
Halae wystawienniczae
Halae wystawienniczae:
Budynek Uniwersytet ZielonogórskiZ, budynek A-16 (al. Wojska Polskiego 69) - parter
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w hali wystawienniczej po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
W trakcie trwania Festiwalu hala wystawiennicze będą dostępna dla uczestników Festiwalu:
22.09.2023 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
23.09.2023 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
24.09.2023 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
Organizator zobowiązuje się do zabezpieczenia hali wystawienniczej w godzinach jej zamknięcia.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas zamknięcia hali wystawienniczej.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia hali wystawienniczej dla zwiedzających.
Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu wokół niego pustych opakowań przed otwarciem hali dla uczestników.
Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska w godzinach dostępności dla uczestników.
Wejściówki i wjazd na teren UZ
Wystawca otrzyma dokument uprawniający do wjazdu na teren Uniwersytetu Zielonogorskiego (dalej UZ). Organizator nie gwarantuje dostępności miejsc parkingowych.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za pojazdy pozostawione na terenie UZ.
Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania zasad dotyczących parkowania, wyznaczonych przez Organizatora (wskazanych na tzw. wjazdówkach udostępnianych wraz z identyfikatorami). Pojazdy pozostawione w niedozwolonych miejscach podlegać będą odholowaniu na koszt Wystawcy.
Wejściówka (identyfikator) „Wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. Identyfikator „Wystawca” uprawnia do korzystania z atrakcji Festiwalu.
Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby wejściówek dopuszczalnych dla danego stoiska.
Przesyłki
Organizator nie odpowiada za przesyłki Wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.
Przesyłki należy przesyłać na adres:
W terminie doręczenia do 20.09.2023 r.
Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra Fabryczna 13 b 65-410 Zielona Góra
Inne
Zabrania się udzielania autografów na stoiskach sprzedażowych. Goście Festiwalu mogą rozdawać autografy wyłącznie z wyznaczonej przez Organizatora strefie, po wcześniejszym ustaleniu szczegółów za pośrednictwem e-maila: org@bachanaliafantastyczne.pl
Obsługa Wolontariusze Festiwalu nie pomagają Wystawcom przy rozstawianiu stoisk, o ile odrębna umowa wyraźnie nie określa zasad takiej pomocy.
Postanowienia końcowe
Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 15.09.2023 r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.
Organizatorem Ogólnopolskiego Festiwalu Miłośników Fantastyki Bachanalia Fantastyczne 2023, zwanego dalej Festiwalem, jest Stowarzyszenie Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra, z siedzibą ul. Fabryczna 13b, 65-410 Zielona Góra, wpisany pod numerem 0000170986 do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 973-06-79-285, zwane dalej Organizatorem.
Przez Wystawców rozumie się wszystkie podmioty, które zawarły lub są w trakcie zawierania z Organizatorem umowy o współpracy obejmujące wystawienie stoiska na Festiwalu.
Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia Opiekuna dla każdego z Wystawców.
Niniejszy Regulamin jest integralną częścią umowy.
Stoiska
Jeden Wystawca może wystawić tylko jedno stoisko. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, o ile pozwalają na to warunki techniczne i organizacyjne, po uzyskaniu zgody Koordynatora, wystawca może wystawić kolejne stoisko na zasadach określonych przez Koordynatora.
Organizator może odmówić potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska bez podania przyczyny. W takim wypadku Organizator mailowo powiadamia o odmowie potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia ww. umowy nie później niż do 17.09.2023 r.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zgłoszonej przez Wystawcę powierzchni bez podania przyczyny.
Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Z przyczyn technicznych i organizacyjnych Organizator nie gwarantuje wyznaczenia konkretnej lokalizacji stoiska na terenie Festiwalu hali.
Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nie naruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 776 ze zm.) Wystawca zobowiązany jest przy zawarciu umowy dołączyć oświadczenie, wg wzoru określonego w Załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu. Naruszenie niniejszego punktu Regulaminu bądź złożenie nieprawdziwego oświadczenia będzie uznane za nienależyte wykonanie umowy pod rygorem obciążenia wystawcy karą umowną.
Wystawca może handlować na swoim stoisku bądź świadczyć na nim usługi wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy, ani za usługi wykonywane przez Wystawcę na tym stoisku (np. usługi wykonania tatuażu). Wystawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za wszelkie roszczenia swoich nabywców lub usługobiorców i pokryje wszelkie szkody w tym zakresie. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia oraz naruszających punkty 9, 10 i 12 Regulaminu, a także nawołujących do nienawiści lub popełnienia przestępstwa.
Zabroniona jest sprzedaż:
a. broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
b. amunicji do wyżej wymienionych;
c. shurikenów;
d. broni białej z wyjątkiem przedmiotów posiadających stępione krawędzie – noży, egzemplarzy broni białej, treningowej i replik broni improwizowanej, pod warunkiem, że są one przenoszone w sposób niestwarzający zagrożenia dla innych uczestników;
e. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych;
f. substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych.
Ostateczna decyzja odnośnie możliwości sprzedaży na terenie Festiwalu broni lub przedmiotów mogących zostać uznane za niebezpieczne należy do Koordynatora Pionu Wystawców i służb przez niego wyznaczonych.
Wystawca (w tym pracownik stoiska) zobowiązany jest do zachowania trzeźwości podczas pracy na stoisku. Jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że Wystawca, w tym pracownik stoiska, znajduje się w stanie nietrzeźwości, Organizator zastrzega sobie prawo do zbadania pracownika (Wystawcy) alkomatem. Nietrzeźwy Wystawca (pracownik) zobowiązany jest do opuszczenia stoiska do czasu wytrzeźwienia pod rygorem usunięcia z terenu Festiwalu. Odmówienie przez Wystawcę lub pracownika stoiska poddania się badaniu alkomatem uznaje się za przyznanie się do stawianego mu zarzutu bycia nietrzeźwym.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
Na hali wystawienniczej nie można ustawiać stoisk przygotowujących jedzenie i napoje na miejscu bez pisemnej lub mailowej zgody Koordynatora.
Organizator nie wyraża zgody na budowanie konstrukcji targowych..
Organizator zastrzega sobie prawo do ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.
Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.
Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę stoiska przez cały czas otwarcia hali dla uczestników. Godziny te przedstawione są w punkcie 56. niniejszego regulaminu.
Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokół przyjęcia oraz zdania stoiska.
W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, organizator zastrzega sobie prawo do dochodzenia od wystawcy zwrotu kosztów poniesionych na naprawy.
Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Współwystawcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia, Organizator będzie mógł nałożyć na Wystawcę karę umowną.
Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich Współwystawców.
Współwystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Festiwalu. W razie rażącego naruszenia w szczególności postanowienia 23 Regulaminu Wystawców przez Współwystawcę, Organizator może odmówić współpracy z takim Współwystawcą przy organizacji kolejnych dwóch edycji Festiwalu.
Wystawca nie może – w obrębie stoiska bądź w innym miejscu Festiwalu – odtwarzać publicznie utwory objęte ochroną praw autorskich jedynie w sposób zgodny z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Wystawcy zobowiązani są do korzystania z wyposażenia dostarczonego przez organizatora.
Rozliczenie barterowe – Vouchery
Organizator może zaproponować wybranym Wystawcom możliwość rozliczenia barterowego.
Kwota rozliczenia zostanie ustalona indywidualnie z Wystawcą.
Organizator wyda zwycięzcom konkursów Vouchery, które będą mieli prawo wymienić u wskazanego wystawcy na wybrany przez siebie towar.
Wystawca zobowiąże się w umowie do zrealizowania w dniach 22-24.09.2023r. voucherów w ustalonej wcześniej kwocie.
Pojedynczy voucher zostanie wystawiony na konkretną kwotę: 20zł lub 50zł lub 100zł lub 200zł i będzie realizowany przez uczestnika/uczestników u konkretnego Wystawcy, wskazanego na voucherze.
Voucher nie może zostać wymieniony przez uczestnika konkursu na gotówkę ani u Organizatora, ani u Wystawcy.
W przypadku gdy cena towaru jest niższa od wartości voucheru, Wystawca nie wypłaca reszty w gotówce.
W przypadku gdy cena towaru jest wyższa od wartości vouchera, uczestnik musi dopłacić brakującą kwotę gotówką.
Vouchery można zrealizować tylko i wyłącznie podczas trwania Ffestiwalu 22-24 września 2023r. Vouchery które nie zostaną zrealizowane w tych dniach tracą swoją ważność.
Organizator również ma prawo do realizacji vouchera na towar u danego Wystawcy.
Wystawca nie może odmówić realizacji vouchera z nazwą jego stoiska.
Wystawca nie może żądać za towar ceny wyższej niż ta, która obowiązuje na stoisku. Voucher uprawnia do nabycia towaru z uwzględnieniem wszelkich promocji i zniżek, jakie Wystawca oferuje na stoisku.
Voucher pozwala na nabycie każdego dostępnego i wystawionego towaru na stoisku Wystawcy.
W celu weryfikacji liczby zrealizowanych voucherów, w niedzielę (po godz. 16.00) Organizator odbierze od Wystawcy wszystkie zrealizowane przez niego vouchery.
Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym w fakturze, jednak nie później niż do dnia 15.09.2023 r.
W przypadku odstąpienia przez Wystawcę od umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska opłata za stoisko uiszczona przez Wystawcę przed 15.09.202 zostaje zwrócona
w wysokości 100% wniesionej opłaty.
Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa. W przypadku, gdy wystawca odstąpił od umowy przed uiszczeniem opłaty za stoisko, zobowiązany jest uiścić kwotę, o której mowa powyżej na zasadach określonych powyżej.
Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.
W przypadku odwołania FestiwaluBF 2023, Organizator zapewnia automatyczny zwrot opłat uiszczonych przez Wystawców, w terminie:
90 dni od daty odwołania tego wydarzenia, jeśli odwołanie miało związek z negatywnymi skutkami COVID-19.
30 dni od daty odwołania, jeśli odwołanie nastąpiło z innej przyczyny leżącej po stronie Organizatora, zwłaszcza z uwagi na siłę wyższą ( przez siłę wyższą rozumie się zdarzenia zewnętrzne, niezależne od Organizatora i niemożliwe do przewidzenia, takie jak w szczególności: wojna, pożar, epidemie (inne niż COVID-19), powódź, blokady komunikacyjne o charakterze ponadregionalnym, kataklizmy społeczne albo katastrofy budowli lub budynków).
W przypadku zmiany czasu lub miejsca FestiwaluBF 2023, Wystawca jest zobowiązany do zgłoszenia żądania zwrotu uiszczonej opłaty za stoisko w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia na stronie internetowej Festiwalu BF 2023 informacji o zmianie czasu bądź miejsca FestiwaluBF 2023. Brak takiego zgłoszenia oznacza, iż Wystawca wyraża wolę udziału w FestiwaluBF 2023 w nowej lokalizacji bądź czasie.
Opłata zostanie zwrócona na rachunek bankowy, z którego została uiszczona, chyba, że Wystawca w zgłoszeniu zwrotu poda inny rachunek bankowy (forma mailowa jest wystarczająca).
Organizator nie zwraca innych kosztów poniesionych przez Wystawcę w związku odwołaniem bądź zmianą czasu lub miejsca FestiwaluBF 2023 w przypadku gdy odwołanie, zmiana czasu lub miejsca Festiwalu BF następuje z przyczyn niezależnych od Organizatora.
Wszystkie stoiska niezgłoszone i nie uzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.
Reklama
Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki; poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu szczegółów tego z Organizatorem.
Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem jest zabronione. Niezastosowanie się do powyższego zakazu będzie skutkowało nałożeniem na wystawcę grzywny w wysokości do 5 000 zł.
Umieszczanie nazwy Festiwalu bądź jej części, jak również umieszczanie loga Festiwalu bądź jego części na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez wcześniejszego zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym wyproszeniem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora oraz skorzystania przez niego z innych uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów.
Halae wystawienniczae
Halae wystawienniczae:
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w hali wystawienniczej po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
W trakcie trwania Festiwalu hala wystawiennicze będą dostępna dla uczestników Festiwalu:
22.09.2023 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
23.09.2023 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
24.09.2023 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
Organizator zobowiązuje się do zabezpieczenia hali wystawienniczej w godzinach jej zamknięcia.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas zamknięcia hali wystawienniczej.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia hali wystawienniczej dla zwiedzających.
Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu wokół niego pustych opakowań przed otwarciem hali dla uczestników.
Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska w godzinach dostępności dla uczestników.
Wejściówki i wjazd na teren UZ
Wystawca otrzyma dokument uprawniający do wjazdu na teren Uniwersytetu Zielonogorskiego (dalej UZ). Organizator nie gwarantuje dostępności miejsc parkingowych.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za pojazdy pozostawione na terenie UZ.
Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania zasad dotyczących parkowania, wyznaczonych przez Organizatora (wskazanych na tzw. wjazdówkach udostępnianych wraz z identyfikatorami). Pojazdy pozostawione w niedozwolonych miejscach podlegać będą odholowaniu na koszt Wystawcy.
Wejściówka (identyfikator) „Wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. Identyfikator „Wystawca” uprawnia do korzystania z atrakcji Festiwalu.
Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby wejściówek dopuszczalnych dla danego stoiska.
Przesyłki
Organizator nie odpowiada za przesyłki Wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.
Przesyłki należy przesyłać na adres:
W terminie doręczenia do 20.09.2023 r.
Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra Fabryczna 13 b 65-410 Zielona Góra
Inne
Zabrania się udzielania autografów na stoiskach sprzedażowych. Goście Festiwalu mogą rozdawać autografy wyłącznie z wyznaczonej przez Organizatora strefie, po wcześniejszym ustaleniu szczegółów za pośrednictwem e-maila: org@bachanaliafantastyczne.pl
Obsługa Wolontariusze Festiwalu nie pomagają Wystawcom przy rozstawianiu stoisk, o ile odrębna umowa wyraźnie nie określa zasad takiej pomocy.
Postanowienia końcowe
Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 15.09.2023 r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.