Regulamin Cosplay

Zgoda rodzica/opiekuna prawnego na udział dziecka w Konkursie cosplay “Bachanalia Fantastyczne 2022” – do pobrania

Regulamin Konkursu cosplay „Bachanalia Fantastyczne 2022”

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia Konkursu cosplay, zwanego dalej Konkursem, odbywającego się 24 września 2022 r. w Zielonej Górze w czasie trwania Ogólnopolskiego Festiwalu Miłośników Fantastyki „Bachanalia Fantastyczne 2022”, zwanego dalej Konwentem.
2. Organizatorem Konkursu jest Zielonogórski Klub Fantastyki “Ad Astra” z siedzibą w Zielonej Górze ul. Fabryczna 13b, wpisanym pod numerem 0000170986 do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o numerze NIP 973-06-79-285 oraz REGON 971286390.
3. Uczestnikiem Konkursu mogą być wyłącznie osoby fizyczne.
4. Konkurs polega na wyłonieniu najlepszych strojów (ang. cosplay) zgodnie z przewidzianymi kryteriami Konkursu.
5. Konkurs będzie rozstrzygany przez Jury wyznaczone przez Organizatora. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku (przeprowadzenie losowania) w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dziennik Ustaw z 2009 r., Nr 201 poz. 1540).

Warunki uczestnictwa w Konkursie

1. Uczestnikiem Konkursu może być każda osoba fizyczna, będąca konsumentem w rozumieniu art. 22(1) kodeksu cywilnego, która co najmniej w dniu Gali Konkursu spełnia następujące warunki:
   1. zapoznała się z treścią Regulaminu Konwentu oraz Regulaminu Konkursu i zaakceptowała jego postanowienia,
   2. jest pełnoletnia lub w razie niepełnoletności posiada pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego wg wzoru – załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu
   3. jest pełnoprawnym, akredytowanym uczestnikiem Konwentu (utrata akredytacji w wyniku złamania Regulaminu Konwentu skutkuje wyłączeniem z Konkursu),
   4. posiada strój postaci z komiksu, filmu, książki, serialu, gry komputerowej, bajki, bądź innych utworów popkultury – w szczególnych przypadkach dopuszczonych przez Organizatora dozwolona jest kreacja własna utrzymana w odpowiedniej stylistyce gatunku,
   5. elementy stroju nie są przedmiotem niebezpiecznym w rozumieniu Regulaminu Konwentu, chyba że są odpowiednio zabezpieczoną i oznakowaną repliką wniesioną na teren Konwentu tylko za pisemną zgodą Organizatora w celach niniejszego Konkursu, 
   6. zgłoszony strój nie zdobył głównej nagrody w żadnym konkursie cosplay na terenie Polski w bieżącym roku, a także nie jest efektem prowadzonej przez Uczestnika działalności gospodarczej.
2. Uczestnictwo w Konkursie jest dobrowolne. Uczestnik, przystępując do Konkursu, akceptuje tym samym wszystkie zawarte w Regulaminie postanowienia.
3. Wskazane jest, by Uczestnik wykonał swój strój samodzielnie, jednak nie jest to warunek konieczny.
4. Zgłoszenie na Konkurs należy wysłać w terminie do 15 września 2022 r. przez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie www.bachanaliafantastyczne.pl.
5. Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie wymagane w formularzu zgłoszeniowym informacje. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgłoszeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem oraz prawem.
6. Po przesłaniu zgłoszenia, najpóźniej w terminie do 20 września 2022 r. Organizator przekaże informację o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia i wymaganych poprawkach w zgłoszeniu.
7. Istnieje możliwość zgłoszenia grupowego. Jedna osoba zgłasza wówczas się w imieniu całej grupy. 
8. W zgłoszeniu powinien znaleźć się scenariusz występu, w którym Uczestnik opisze scenkę w jakiej zaprezentuje swój strój. Scenariusz występu powinien zakładać długość trwania występu od minimalnie jednej minuty do maksymalnie dwóch minut. Dla prezentacji grupowych czas trwania występu wynosi minimalnie jedną minutę, a maksymalnie trzy minuty. Na prośbę Uczestnika, w uzasadnionych przypadkach, istnieje możliwość rozszerzenia przez Organizatora czasu trwania występu.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania, po uprzednim poinformowaniu Uczestnika, poprawek do scenariusza występu. W szczególności dotyczy to czasu trwania występu.
10. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia, a w szczególności zgłoszenia: niekompletnego; nieodpowiedniego dla osób nieletnich lub o treści powszechnie uznawanej za gorszącą lub niestosowną.
11. Zmian w zgłoszeniu można dokonywać najpóźniej do 19 września 2022 r. poprzez kontakt na adres e-mail: .
12. Najpóźniej dwa dni przed rozpoczęciem Konkursu wszyscy uczestnicy zostaną poinformowani o godzinie i miejscu rozpoczęcia Próby oraz Gali.

Przebieg Konkursu

1. Konkurs składa się z:
   1. Próby,
   2. Gali i oceny Jury
2. Próba przed Galą jest obowiązkowa dla każdego Uczestnika. Nieobecność jest uznawana za rezygnację z uczestnictwa.
3. Podczas Gali strój każdego Uczestnika zostanie oceniony przez Jury na podstawie wywiadu z Uczestnikiem i analizie stroju.
4. Podczas Gali, przy obecności publiczności:
   1. prowadzący przedstawi Uczestnika,
   2. Uczestnik zaprezentuje strój w zaplanowanej przez siebie scence wg zgłoszonego scenariusza.
5. Uczestnik ma obowiązek zastosować się do scenariusza przedstawionego Organizatorowi przed Galą. Umieszczenie w występie nie zatwierdzonych wcześniej przez Organizatora elementów, mogących stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub dobrych obyczajów pozostałych osób może stanowić podstawę do dyskwalifikacji z Konkursu.

Nagrody

1. Za wydanie nagród w Konkursie odpowiada Organizator. O wygranej oraz / albo miejscu w klasyfikacji decyduje Jury. 
2. Przy ocenie przez Jury będą brane pod uwagę następujące elementy:

1. zgodność stroju z postacią, którą prezentuje,
2. wykonanie techniczne stroju,
3. prezentacja na scenie,
4. ocena publiczności.

W ocenie wykonania stroju bardzo wysokie znaczenie ma własna praca nad strojem.

1. Jury przyzna trzy nagrody:

1. Grand Prix – nagrodę główną będącą sumą wszystkich punktów oceny,
2. nagrodę za wykonanie techniczne stroju,
3. nagrodę za najlepszą prezentację sceniczną,

1. Decyzja Jury jest ostateczna.
2. W przypadku zdobycia nagrody przez grupę zostaje ona oddana do dyspozycji osoby zgłaszającej udział w Konkursie. Podział nagrody jest niezależny od Organizatora.
3. Nagrody rzeczowe zapewnione przez sponsorów zostaną opublikowane przez Organizatora na stronie www.bachanaliafantastyczne.pl oraz w wydarzeniu na portalu Facebook. 
4. Nie ma możliwości zamiany nagrody na inną ani wypłatę ekwiwalentu w formie pieniężnej.
5. Nagrody zostaną wręczone 24 września 2022 r. podczas gali wręczenia nagród. 
6. Nagrody w Konkursie zostaną wydane zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przy czym, jeżeli wartość nagrody przekroczy kwotę 2000 zł brutto, po stronie Uczestnika powstaje obowiązek podatkowy.
7. W przypadku otrzymania nagrody pieniężnej lub nagrody łączonej pieniężnej i rzeczowej kwota na poczet podatku, zostanie potrącona z kwoty nagrody pieniężnej, na co Uczestnik Konkursu niniejszym wyraża zgodę. 
8. Organizator może przyznać dodatkowe nagrody. W przypadku przyznania dodatkowych nagród, jeżeli w związku z wartością takiej nagrody powstanie obowiązek podatkowy, do każdej z tych nagród zostanie przyznana dodatkowa nagroda pieniężna, która zostanie przeznaczona przez Organizatora na pokrycie zobowiązania podatkowego nagrodzonego uczestnika z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, powstałego w związku z przyznaniem nagrody w Konkursie.

Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do:
   1. zmiany terminów zgłoszeń, po wcześniejszym opublikowaniu tej informacji na kanałach informacyjnych (na stronach Organizatora www.bachanaliafantastycze.pl oraz www.facebook.com/BachanaliaFantastyczne),
   2. wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, pod warunkiem poinformowania Uczestników ww. metodami i drogą e-mail,
   3. selekcji zgłoszeń wg kryteriów jakościowych, szczególnie w wypadku nadmiernej ich ilości.
2. W zastosowaniu pozostają przepisy Regulaminu Konwentu, a w szczególności przepisy o wykorzystaniu wizerunku Uczestnika do celów promocyjnych przez Organizatora.
3. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Regulamin Konkursu Cosplay dostępny jest na stronie www.bachanaliafantastycze.pl
5. Zgłoszenia, pytania bądź uwagi należy wysyłać na adres e-mai organizatora

Ochrona danych osobowych

W wykonaniu obowiązków płynących z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO) Organizator podaje komplet informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych uczestników Konkursu w załączniku do niniejszego regulaminu.

Załącznik nr 1 do Regulaminu Konkursu cosplay „Bachanalia Fantastyczne 2022”

Nota informacyjna dot. danych osobowych 

Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem Twoich danych jest Zielonogórski Klub Fantastyki „Ad Astra” z siedzibą w Zielonej Górze ul. Fabryczna 13b, 65-410 Zielona Góra, o numerze NIP 973-06-79-285, wpisany pod numerem 0000170986 do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych może nastąpić na adres e-mail:

Skąd otrzymaliśmy Twoje dane? 

Twoje dane otrzymaliśmy od Ciebie w drodze zgłoszenia do udziału w Konkursie. 

Jakie kategorie danych przetwarzamy?

• Imię i nazwisko;
• Numer telefonu;
• Adres mailowy.

W jakim celu będą przetwarzane Twoje dane?

Podstawowym celem jest organizacja oraz przeprowadzenie Konkursu cosplay “Bachanalia Fantastyczne 2022”, dotyczy także obsługi reklamacji. Podstawą przetwarzania danych jest umowa w postaci Regulaminu Konkursu, zawierana poprzez zgłoszenie udziału. 

Twoich danych będziemy również używać w celach rozliczeniowo-podatkowych (w razie wygranej lub wyróżnienia) oraz archiwizacyjnych, na podstawie przepisów prawa, które nakazują nam przetwarzanie danych w celach rozliczeniowo-podatkowych.

Dane mogą również zostać wykorzystane przez nas w celu dochodzenia naszych praw i obrony przed zarzutami, więc na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych osobowych. 

Jeżeli pojawią się inne cele, poinformujemy Cię o tym.

Czy musisz podawać swoje dane? 

Zgłaszając się do udziału w Konkursie, wyrażasz m.in. znajomość i akceptację Regulaminu, który jest w tym wypadku umową między Tobą a nami – Organizatorem. Chcąc wziąć udział w Konkursie podajesz jedynie te dane, które są niezbędne do organizacji oraz przeprowadzenia Konkursu. Niepodanie danych jest jednoznaczne z brakiem możliwości zawarcia takiej umowy, która jest niezbędna do wzięcia udziału w Konkursie. Dotyczy to także danych, które musimy zebrać z uwagi na ciążący na nas obowiązek prawny.

Komu będziemy przekazywać Twoje dane? 

Odbiorcami Twoich danych będą: 

• Przedstawiciele Organizatora odpowiedzialni za przebieg Konkursu, aby mogli wykonać obowiązku służbowe związane z Konkursem; 
• Przedstawiciele Organizatora odpowiedzialni za organizację Ogólnopolskiego Festiwalu Miłośników Fantastyki BACHANALIA FANTASTYCZNE w Zielonej Górze, organizowanego w dniach 22-25 września 2022 roku, aby mogli wykonać obowiązki służbowe związane z wydarzeniem; 
• Inni odbiorcy danych – np. nasi partnerzy, fundatorzy nagród, sponsorzy, banki, firmy kurierskie, biuro księgowe; 
• Organy publiczne, w tym urzędy skarbowe, Policja, organy ścigania, w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane? 

Czas przechowywania przez nas Twoich danych zależny jest od celu, w jakim je przetwarzamy. 

Twoje dane osobowe wynikające z Regulaminu będziemy przetwarzać przez okres 6 lat (jest to możliwy okres przedawnienia Twoich roszczeń wobec Organizatora). 

Dane przetwarzane w celach rozliczeniowo-podatkowych oraz archiwizacyjnych przechowujemy przez 6 lat od końca roku, w którym zakończył się Konkurs.

Jeżeli nabywamy od Ciebie prawo (np. prawo autorskie lub licencję), wówczas przetwarzamy Twoje dane przez cały okres, w którym przysługuje nam to prawo lub z niego korzystamy.

Po upływie wskazanych okresów czasu Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane.

Jakie masz uprawnienia w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych? 

W związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych przysługują Ci następujące prawa: 

• Prawo żądania od nas dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) lub ograniczenia przetwarzania;
• Prawo do wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, jeśli dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Jednakże będziemy dalej przetwarzać dane osobowe w niezbędnym zakresie, jeżeli po naszej stronie będzie istniał uzasadniony powód;
• Prawo do przenoszenia danych przetwarzanych w związku z wykonaniem umowy lub na podstawie Twojej zgody;
• Jeżeli podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda, posiadasz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Powyżej wskazane uprawnienia możesz wykonać:

• Drogą mailową, wysyłając maila na adres: . W treści takiego maila należy wpisać: dokładną nazwę Konkursu, imię i nazwisko osoby, której zgłoszenie dotyczy;
• Zwracając się do nas pisemnie na adres: Zielonogórski Klub Fantastyki „Ad Astra”, ul. Fabryczna 13b, 65-410 Zielona Góra. W treści pisma należy wpisać: dokładną nazwę Konkursu, imię i nazwisko osoby, której zgłoszenie dotyczy;
• Zwracając się do nas, pamiętaj o podaniu nam Twoich danych kontaktowych oraz preferowanej formy i czasu kontaktu. Dzięki temu sprawniej odpowiemy na Twoje pytania i żądania.

Prawo do skargi 

Jeżeli Twoim zdaniem nie zostały dopełnione z naszej strony obowiązki związane z przetwarzaniem Twoich danych, możesz zwrócić się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

Załącznik nr 2 do Regulaminu Konkursu cosplay „Bachanalia Fantastyczne 2022”

Zgoda rodzica/opiekuna prawnego na udział dziecka

 w Konkursie cosplay “Bachanalia Fantastyczne 2022”

…………………………….….

miejscowość, data

Ja,………………………………………………………………………………………………………………….

imię i nazwisko rodzica/opiekuna prawnego

rodzic/opiekun prawny niepełnoletniej / go*

……………………………………………………………………………………………………………………..

imię i nazwisko dziecka

wyrażam zgodę na udział mojego dziecka w Konkursie cosplay “Bachanalia Fantastyczne 2022”. Oświadczam, że ja oraz dziecko zapoznaliśmy się z treścią Regulaminu Konkursu, rozumiemy jego postanowienia oraz będziemy ich przestrzegać. 

…………………………….….

podpis

…………………………….….

telefon kontaktowy do rodzica

* niepotrzebne skreślić